L'organisation d'événements sportifs est un secteur très dynamique, qui attire de nombreux passionnés. De la compétition locale, à un tournoi national ou encore un événement international, la planification et la gestion de ces manifestations nécessite une rigueur et un savoir-faire.
Alors comment se lancer dans l'organisation d'un événement sportif et réussir ? Win Sport School Caen t'indique des étapes essentielles au bon déroulement, ainsi que la formation idéale pour devenir un véritable professionnel de ce domaine.
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DÉFINITION DES OBJECTIFS
Avant de se lancer dans le vif du sujet, il est indispensable de définir les objectifs de cet événement sportif. Est-ce que tu souhaites promouvoir un sport en particulier ? Est-ce qu'il s'agit d'un événement caritatif avec une collecte de fonds ? Une rencontre spéciale entre des amateurs et des professionnels ? Définir ces objectifs déterminera la nature de l'événement, et les ressources nécessaires.
Avoir les objectifs clairs te guidera plus facilement à travers les différentes étapes du processus.
LA PLANIFICATION : L'ÉTAPE INDISPENSABLE
Un événement sportif réussi repose sur une planification minutieuse. Dans cette étape, nous y retrouvons plusieurs points importants :
- Le cahier des charges : indispensable pour mener à bien un projet, il permet de formaliser les besoins, définir le budget prévisionnel et les délais avant le jour J.
- La gestion du budget : établir un budget prévisionnel est crucial. Il faut prendre en compte tous les coûts que cet événement pourra engendrer : matériels, équipements sportifs, publicité,...
- Choisir le lieu et la date : Il faut choisir un lieu facile d'accès, qui comporte les installations nécessaires à ton événement, et qui a une capacité d'accueil adaptée à la taille de ton événement.
- Constituer une équipe : pour un événement réussi, il faut une équipe fiable. Chacune devra mettre à profit ses compétences que ce soit en logistiques, communication, sécurité,... Cette équipe doit connaître son rôle lors de cet événement ainsi que ses responsabilités.
- La recherche de sponsors et de partenaires : il faut cibler les sponsors potentiels pour l'événement, pour ensuite créer des propositions de partenariat. Le partenariat pour être financier, ou bien passer par la proposition de biens ou de services.
En suivant ces multiples étapes de la planification, il est plus facile d'anticiper les problèmes qui pourraient surgir et d'assurer une exécution plus fluide cet événement.
Tony, étudiant en troisième année Bachelor Événementiel Sportif nous partage son expérience : lire son témoignage
COMMUNIQUER ET PROMOUVOIR
Le succès d'un événement repose en partie sur une stratégie de communication solide. Elle comprend l'identité visuelle, l'utilisation des réseaux sociaux, les relations presse et le marketing digital. Ces différents canaux permettront de transmettre cet événement au plus grand nombre.
Pour mobiliser un large public, une communication de qualité en amont de l'événement est indispensable.
LA GESTION LE JOUR J
Le jour de l'événement, il faut que les équipes soient coordonnées, assurer la sécurité, veiller au bon déroulement des activités, tout en gérant parfois les imprévus. C'est en ayant une équipe organisée et réactive, que des solutions seront rapidement apportées en cas de problème.
ÉVALUATION ET AXES D'AMÉLIORATION
À la fin de l'événement, il est essentiel d'établir un bilan général sur l'organisation de cet événement, afin d'en déterminer les points forts, et les axes d'amélioration à apporter pour les prochains. Ceci ne pourra que te faire progresser, et affiner tes compétences mises à contribution pour l'organisation d'un événement.
QUELLE FORMATION SUIVRE POUR SE LANCER DANS L'ORGANISATION D'ÉVÈNEMENTS SPORTIFS ?
À la Win Sport School Caen, nous avons la chance de proposer une formation adaptée. Avec un cursus pouvant aller du postbac au BAC+5, nos étudiants acquiescent dès la première année des bases sur le management sportif, la gestion de projet et l'organisation d'événements sportifs. De plus, ils participent à des missions professionnelles qui leur permettent d'acquérir de l'expérience terrain.
Avec un Bachelor Événementiel Sportif ou un MBA Événementiel Sportif, l'alternance événementiel sportif est fortement conseillée quand on en a la possibilité. Travailler dans des structures sportives tout en suivant leur formation, permet d'allier la théorie et la pratique. Elle offre aussi la possibilité d'élargir dès ses débuts son réseau professionnel, ce qui facilite l'insertion dans ce secteur dynamique.
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